facebook-icon twitter-icon linkedin-contel: 020 41 14 190

transparant logo

nieuws

Handige checklist voor het kiezen van de tofste locatie

 Handige checklist voor het kiezen van de tofste locatie

Er komt behoorlijk veel kijken bij het organiseren van een goed evenement. Met als risico dat je misschien net dat ene belangrijke onderdeel over het hoofd hebt gezien en jouw deelnemers minder blij het evenement verlaten. Daarom deze checklist, in alfabetische volgorde, om je te helpen bij het zoeken naar de tofste locatie voor jouw evenement.

Aantal mensen

Natuurlijk moet er voldoende ruimte zijn voor iedereen. Toch zijn er genoeg evenementen waar plotseling net iets teveel gasten aanwezig waren. Mijn tip is om in ieder geval letterlijk wat ruimte te houden, want stoelen erbij zetten kan altijd.

Airco

Ik moest er recent nog aan denken met dat bloedhete weer. Want je zou toch maar uren in een zaal of andere ruimte moeten zitten met een plat dak zonder airco. Het klinkt zo eenvoudig, maar toch wordt dit vaak over het hoofd gezien.

Bereikbaarheid

Bereikbaarheid is een onderwerp waarover valt te twisten. Maar als het merendeel uit Groningen komt en naar Amsterdam moet rijden is dat waarschijnlijk niet de juiste keuze. Mijn tip is om, indien mogelijk, rekening te houden met de grootste gemene deler. Dus waar komen de meeste deelnemers vandaan?

Binnen of buiten?

Als het een evenement buiten is dan kan het ook plotseling gaan regenen. Is er dan een alternatief? Zijn er voldoende plekken om te schuilen of hoe snel kan je redelijk droog toch ergens naar binnenkomen?

Catering

Heeft de locatie eigen catering, of is het noodzakelijk om iets in te huren? Daarnaast kan het ook interessant zijn om de catering aan te passen aan je thema of specifiek op de doelgroep aan te passen.

Daglicht

De tip voor een binnen evenement is om niet te vergeten te checken of er voldoende daglicht is. Dan gaan deelnemers een stuk opgewekter weer huiswaarts.

Faciliteiten

Ga altijd kijken. Is het schoon en opgeruimd op de locatie? Kan iedereen in een zaal goed op het podium kijken? Is er gelegenheid om ergens even rustig te bellen? Vorm je totaalbeeld vooraf.

Geluid, licht en zicht

Ben je weleens op een evenement geweest waar je niet alles goed kon zien of verstaan? Geluid, licht en zicht zijn zeer bepalend. Kijk welke presentatiemiddelen voorhanden zijn, zoals laptops, projectoren en schermen, maar ook of je vanaf elke plaats alles goed kunt meemaken.

Hotels

Mocht jouw evenement niet voor iedere deelnemer even goed bereikbaar zijn, onderzoek dan of er voldoende hotels in de buurt zijn die kamers vrij hebben voor gasten.

Kosten

Klopt de prijs/prestatieverhouding?

Parkeergelegenheid

Voor veel mensen is het ontbreken van voldoende parkeergelegenheid ergernis nummer één. Dat je ergens voor wordt uitgenodigd, je minutenlang aan het rondrijden bent of achteraf een enorme parkeersom moet betalen wil je bezoekers wil je gasten niet aandoen. Dat is niet de beste ‘customer experience.’

Ruimtes

Kloppen de ruimtes bij hetgeen je voor ogen hebt? Mogelijk dat er een plenair gedeelte is en er extra ruimtes nodig zijn voor workshops of deelsessies. Check dus of het klopt met het programma wat je uit wilt voeren.

Sfeer

Alle ruimtes kunnen kloppen, maar toch heb je geen wow-factor kunnen ontdekken. Reserveer dan niet, want waarschijnlijk hebben je gasten dit gevoel dan ook niet.

Toiletvoorzieningen

Zijn ze er voldoende? Want anders lopen geplande programma’s uit de hand vanwege wachtrijen in de pauze.

Zitgelegenheid

De Z is van zitten. Misschien heb je zelf ook wel eens een evenement meegemaakt waar alleen nog maar staanplaatsen over waren of waar je met pijn in je rug van een houten zetel afkwam.

Heb je zelf nog inspirerende toevoegingen?

We hopen dat deze checklist jou helpt bij het vinden van een toffe locatie. En anders kennen we altijd wel een paar goede alternatieven.

Amsterdam Canal Parade 2019: Feest voor iedereen!

 Limmerick 1807

Zaterdag 3 augustus a.s. breekt het jaarlijkse kleurrijke feest weer los in onze hoofdstad. Elk jaar kijk ik er met veel plezier naar uit. Ook dit jaar zorgen wij voor het geluid op twee van de ruim 80 boten in de jaarlijkse Parade, onder andere op de boot van GGD Amsterdam. Dit jaar zie ik dat er prachtige goede initiatieven genomen zijn om een nog professioneler feest te maken. Kijk maar:

Ons geluid is dit jaar nog beter!

Vorig jaar richtten wij onze Line-array speakers op de kades, maar werd het officiële geluid van de Amsterdam Canal Parade nog weleens verstoord door omgevingslawaai vanaf afgemeerde boten of de kant. Dit jaar is ons geluid nog beter omdat muziek langs de kant voor even verboden wordt.

Nog meer bezoekers op de kade!

We gaan ons best doen om heel veel mensen een onvergetelijke dag te bezorgen. En dat kan, omdat de kades autovrij gemaakt gaan worden en er op zaterdag 3 augustus tussen 00:00 uur en 23:59 uur niet meer op de grachten geparkeerd mag worden. Het wordt extra gezellig, met honderdduizenden mensen in Amsterdam, rijendik langs de kaden.

We kunnen beter doorvaren!

Als het goed is heeft de gemeente Amsterdam de toestroom van het aantal particuliere boten goed gereguleerd. Dit jaar mag je alleen langs de kant gaan liggen met een boot van maximaal 10 meter als je een Pride Vignet kunt tonen. Zo kunnen meer mensen beter genieten van de Parade.

Feest vieren wordt duurzamer!

Vorig jaar schreven we de 4 gouden tips voor jouw Amsterdam Canal Parade bootfeest. Toen was onze vierde tip om te kiezen voor duurzame feestartikelen. Wat we dit jaar zien is dat confettikanonnen verboden zijn, omdat dat een rotzooi geeft die slecht valt op te ruimen en door eenden, duiven, meeuwen en andere beesten kan worden opgegeten. Gaan we meer rookkanonnen zien? We zullen het zien, of zien we ze juist niet?

Amsterdam Canal Pride door de jaren heen

Het massale feestvieren begon met de Amsterdam Gay Pride in de jaren negentig. Inmiddels is de Amsterdam Canal Pride uitgegroeid tot een Amsterdamse jaarmarkt voor cultuur, sport en feesten voor iedereen. Omdat het een feest is waar elk mens mag laten zien hoe hij of zij zich voelt. Een evenement waar de hele wereld naar kijkt en wat staat voor het afbreken van hokjesdenken of welk vooroordeel dan ook . En dat is pas echt een feest waar we graag aan deelnemen! Het thema dit jaar is ‘Remember the past, create the future’. Zien we jou ook terug?

Aanvullende tip

Alles weten rondom Amsterdam Canal Pride 2019? Je leest het hier.

Een evenement met de WOW-factor? Dit is hoe je dat bereikt!

Een evenement met de WOW-factor? Dit is hoe je dat bereikt!
Wanneer is een evenement geslaagd? Het ligt eraan aan wie je het vraagt, maar het beste is om de mening van de deelnemers te vragen. Als zij geïnspireerd en enthousiast de deur uitgaan is er al heel veel gewonnen. Zeker als zij hun ervaringen met jouw organisatie weer delen met anderen. Dit zijn drie factoren om te komen tot een evenement dat de WOW-factor heeft:

1. Zorg voor unieke belevenissen en ervaringen

Je gasten echt verbazen is misschien wel de allergrootste uitdaging. Herinneringen blijven namelijk vooral hangen als er unieke ervaringen zijn opgedaan. Het gaat bij beleving dus om iets te doen wat bezoekers nog niet eerder hebben meegemaakt. Dat hoeft niet altijd een gastspreker van allure te zijn of een technisch hoogstandje, maar kan ook te maken hebben met op-en-top gastheerschap. Zo werd ik ooit enorm verrast tijdens een evenement waar na afloop mijn auto gewassen was. Blijer naar huis gaan kan bijna niet. Doe dus iets geks wat deelnemers niet verwachten en ze zullen er nog lang over napraten.

2. Raak de emotie

Wie is staat is om de emotie van deelnemers te raken zal langer herinnerd worden. Denk maar wat geluid of muziek oproept als een boxer of dartspeler begint aan de wedstrijd. Goed geluid bepaalt gelijk de sfeer van honderden of soms duizenden mensen. Bij zakelijke evenementen worden aankondigingen van presentaties of opkomsten van gastsprekers lang niet altijd voorzien van inspirerende muziek. Best vreemd eigenlijk. Van de sport valt dus wat te leren. Daarnaast wordt de emotie steeds vaker geraakt door de toepassing van nieuwe technologie. In de entertainment industrie is er een mooi voorbeeld van André Hazes Junior die via een hologram met zijn bekende overleden vader zingt. Gaan we hologrammen ook zakelijk toepassen bij evenementen? Als het aan ons ligt houden we alle technologische opties die de emotie raken open.

3. Maximaliseer de personalisatie

In onze vorige blog, “5 slimme tips voor een hogere opkomst” schreven we al dat je meer deelnemers naar evenementen krijgt als je gebruik maakt van verschillende uitnodigingsboodschappen. Dat betekent ook dat het zinvol is om je programma daarop aan te passen. Deel deelnemers op in logische groepen die bij elkaar passen en laat ze interactief met elkaar samenwerken bijvoorbeeld in korte workshops. Hierdoor zullen na afloop van het evenement jouw gasten dankbaar zijn voor nieuwe interessante contacten in hun netwerk.

Evenement producties worden steeds completer

Een evenement met de WOW-factor kan je ook geheel aan ons uitbesteden. Of het nu om geluid, licht, videowalls, vuurwerk, inrichting, decor, catering, gastheren en gastvrouwen of een toplocatie gaat.

Meer weten?

Klik hier om mee te weten over ons aanbod of neem contact met ons op.

Bedrijfsevenement organiseren? Kruip nu achter de microfoon!

 Bedrijfsevenement organiseren? Kruip nu achter de microfoon!

Het is bijna zover, voordat je het weet zit 2019 er alweer voor de helft op. Het weer wordt mooier, men gaat wat achterover leunen en we hebben als mens de neiging om alvast in de zomersferen te komen. Maar let op! Slimme bedrijven zorgen er vooral nu voor dat hun medewerkers vóór de zomervakantie boordevol inspiratie zitten. Zodat ze na de zomervakantie gelijk voor de volle 100% aan de slag kunnen gaan. Om ook het tweede deel van 2019 positief af te sluiten zijn dit 3 mogelijkheden om een evenement te organiseren. Misschien herken je ze wel.

Dealer- of partnerbijeenkomsten

Breng al je gerespecteerde dealers, partners of franchisenemers bij elkaar om ze te bedanken voor een prachtig mooi eerste half jaar. Combineer dat bij voorkeur met enige kennisoverdracht, interactieve sessies of workshops maar vooral ook een fun element. Je bent immers één grote familie dat een merk vertegenwoordigt.

Productlanceringen

Wat is er nu mooier waneer alle accountmanagers, van directe of indirecte verkoopkanalen, na de zomervakantie voorzien zijn van alle kennis en kunde om een nieuw product vanaf de launchdatum gelijk succesvol te maken? Het eventuele vuurwerk, licht, geluid en alles wat nodig is om dit een onvergetelijk moment te maken verzorgen wij graag.

Klantevenementen

Voor heel veel producten en diensten geldt dat de aankoopbeslissingen langer zijn geworden. Zeker omdat de concurrentie in veel sectoren is toegenomen. Wil je potentieel nieuwe klanten aan je binden, dan is het nu het moment om iets te organiseren. Of anders omschreven; iets wat je pas in november organiseert levert je over het algemeen geen business meer op in 2019! Misschien is dit wel de beste reden om nu contact op te nemen.

Een diversiteit aan feestelijke momenten

Dit waren slechts drie voorbeelden, maar natuurlijk zijn er veel meer momenten voor een evenement, zoals een bedrijfsopening, het doen van een onthulling, een kwartaalmeeting, een theatervoorstelling, een gemeentelijke bijeenkomst of straatfeest.

Wat hebben al die (bedrijfs)evenementen met elkaar gemeen?

Dat het tijd en moeite kost om het goed te doen, want het is namelijk niet je dagelijkse werk. Een andere grote gemeenschappelijke deler is dat deelnemers aan een evenement altijd met een goed gevoel de deur uit moeten gaan.

We helpen je graag

Doordat het ons dagelijkse werk wel is, regelen wij het voor je. Daarbij kan het gaan om de techniek, zoals licht, geluid, muziek, maar ook om de inhoud. We hebben in de entertainmentindustrie veel connecties, zoals sprekers, goochelaars, dansers, zangers, presentatoren, zandtekenaars of al dan niet op maat gemaakt cabaret. Zo werken we bijvoorbeeld heel graag samen met Jerry Rijstenbil van de Fablefactory. Door goede samenwerkingen krijg je unieke feesten en wij hebben de juiste mensen al gevonden om dat te realiseren.

Nu zin in een feestje?

Neem hier contact op om ook het tweede deel van 2019 onvergetelijk te maken.

5 slimme tips voor een hogere opkomst

limmerick 8241

In deze eerdere blog schreven we al hoe je mensen kunt overtuigen om naar je evenement te komen. Maar deze vijf tips helpen om jouw evenement bij een nog groter publiek op te laten vallen. Ongetwijfeld zitten er praktisch bruikbare tips bij waar je nog niet eerder aan gedacht had.

Tip 1: Nog persoonlijker uitnodigen betekent nabellen

Zelf wel eens een overvolle e-mail inbox gehad? Waarschijnlijk wel. Klanten die je uitnodigt hebben dat ook. Ga er dus niet zomaar vanuit dat ze jouw uitnodiging ook gelezen hebben in de tsunami van informatie waar ze dagelijks mee te maken hebben. Zeker als er geen persoonlijke maar info@ e-mailadressen gebruikt worden is het zinvol om na te bellen en geïnteresseerden persoonlijk uit te nodigen. Met als voordeel dat je meestal ook gelijk het persoonlijke e-mailadres hebt voor de volgende keer. Weten wie er achter info@ zit loont dus altijd de moeite. Nog gerichter bellen? Check altijd even ‘over ons’ op de website of probeer via sociale media om de juiste contactpersonen te achterhalen.

Tip 2: Experimenteer met meerdere uitnodigingsboodschappen

Wie een groot evenement organiseert komt er vaak achter dat er verschillende redenen voor mensen zijn om het evenement te bezoeken. Daarom de tip om jouw boodschap voor de directeur of de ondernemer net iets anders te laten zijn dan die voor bijvoorbeeld de marketingmedewerker of accountmanager. Door met meerdere uitnodigingen te experimenteren ervaar je tevens welke boodschap de grootste opkomst oplevert.

Tip 3: Gebruik verschillende uitnodigingsvormen

De tendens tegenwoordig is om alles online te doen als het om uitnodigen gaat. Dus via een e-mailnieuwsbrief of de inzet van social media. Maar misschien dat een persoonlijk geschreven of geprinte uitnodiging in een envelop wel méér opvalt. Ook in offline zijn er allerlei aantrekkelijke alternatieven, zoals opvallende pop-up uitnodigingen die bij het openmaken zelf uit de envelop springen of een bepaalde vorm aannemen.

Tip 4: Zet het evenement op de tijdlijn van de gastspreker

Dit is een slimme manier die bijna altijd wordt vergeten. De inspirerende gastspreker heeft waarschijnlijk een groot sociaal netwerk op LinkedIn of bijvoorbeeld Facebook. Vraag de gastspreker of hij of zij akkoord is dat je een bericht plaatst. Hoe het werkt? Bijvoorbeeld door de volgende tekst te gebruiken: “Trots dat wij @naam gastspreker binnenkort op ons evenement mogen verwelkomen”. Voorzie dit bericht van de link waarop deelnemers zich kunnen inschrijven. De kans dat jouw gastspreker een groter netwerk bereikt dan de honderden e-mailnieuwsbrieven die je gezonden hebt is groot.

Tip 5: Gratis reclame voor jouw evenement

Als je een evenement organiseert met een hoog informatief gehalte dan kan je gratis reclame krijgen door nog twee slimme dingen te doen. Allereerst heeft de lokale of regionale pers mogelijk interesse om deel te nemen en er vooraf gratis over te schrijven. Ten tweede kunnen jouw collega’s natuurlijk ook ambassadeurs zijn van het evenement. Een slimme organisator vraagt aan zijn of haar collega’s of zij de inschrijvingslink willen delen voorzien van een kant-en-klare boodschap. Maak het collega’s dus makkelijk om te delen en je krijgt gegarandeerd hogere opkomsten.

Passie voor evenementen?

Heeft u ook een passie voor evenementen?
Ontvang 1 keer per maand tips of een verhaal over evenementen.
E-mailadres


Stel een vraag
1000 tekens over